Credit: Getty Images/iStockphoto
Perancangan merupakan elemen yang amat penting untuk memastikan kelancaran pengurusan projek. Pada permulaan sesuatu projek, jumlah aktiviti, “task” ataupun “work breakdown structure” mungkin mencapai ratusan malah mungkin menjangkau sehingga rubuan aktiviti. Kemahiran dan mempunyai pengetahuan teknikal akan memberikan kelebihan pada seseorang dalam menentukan turutan kerja ataupun “sequence” yang betul. Penenturan “work breakdown structure” dan juga “sequence” kerja yang betul akan memberikan impak dalam penentuan masa ataupun tempoh kerja yang tepat
Dengan membahagikan keseluruhan projek ini kepada beberapa fasa akan memudahkan proses pengurusan dan pemahaman yang mudah bagi keseluruhan pasukan pembinaan. ini sekaligus dapat memudahkan penentuan sumber, terutama sumber tenaga kerja dan kemahiran tertentu. Bagi memudahkan penerangan, kita boleh bahagikan keseluruhan prosen pengurusan projek kepada 5 fasa:
1. Project Initiation
Poject Initiation merupakan fasa pertama didalam kerja-kerja pembinaan. Pada peringkat ini biasanya Harga Projek dan segala aspek teknikal dan kajian keperluan projek ditentukan. Kebiasaannya beberapa teknik digunakan bagi menentukan dan menilai samada untuk meneruskan ataupun membatalkan sesuatu projek. Antara kajian yang biasa dijalankan adalah seperti berikut:
- Business Case Document – Dokumen ini akan memperincikan keperluan sesuatu projek. Kajian yang dijalankan adalah termasuk jangkaan potensi faedah kewangan yang mungkin akan diperolehi apabila projek ini siap nanti. Terdapat juga projek yang tidak mempertimbangkan aspek kewangan, namun mereka meletakkan aspek sosial dan impak politik sebagai agenda utama.
- Feasibility Study – Penilaian ini akan memperincikan objektif projek, tempoh masa pembinaan dan kos yang akan diperuntukan bagi meyiapkan sesuatu projek. Ia akan memberikan impak samada peruntukkan kewangan dapat disediakan ataupun adakah memerlukan suntikan dana daripada luaran untuk menyiapkan projek tersebut. Kajian ini adalah lebih terperinci dan ketidaktepatan jangkaan ini mungkin akan menyebabkan projek tersebut tidak dapat disiapkan dengan sempurna seperti perancangan awal.
2. Project Planning
Proses perancangan projek atau Project Planning akan bermula selepas sesuatu projek itu mendapat “Greenlight” atau “letter of award” daripada klien. Ia memerlukan pelan perancangan yang terperinci bagi memastikan semua sumber tenaga memahami perancangan tersebut dan memudahkan pemantauan kemajuan kerja dan penggunaan sumber tertentu. Antara tiga sumber yang memerlukan perancangan terperinci adalah sumber tenaga kerja, sumber bahan mentah dan sumber jentera dan mesin. Ia juga melibatkan penentuan sumber kewangan yang bertepatan dengan perancangan kerja-kerja ditapak. Seseorang Pengurus Projek yang baik akan mampu menentukan dengan terperinci bilakan dia memerlukan dana kewangan pada masa tertentu di dalam projek dalam perolehan sumber-sumber ditapak.
Pelan Perancangan yang terperinci seperti “Project Quality Plan” atau PQP amat-amat membantu pengurusan sesuatu projek bukan sahaja dalam penentuan progres kerja yang baik tapi penentuan kualiti kerja juga boleh dipantau dengan mudah. Ia memberikan panduan dalam kaedah kawalan kualiti, analisa risiko, hirarki tapak bina dan sebagainya.
3. Project Execution
Fasa ini merupakan fasa dimana kerja-kerja ditapak dilakukan dan proses pengurusan dan pemantauan kerja dijalankan. Ia merupakan proses yang amat penting kerana hasil kerja inilah yang akan doiberikan kepada pihak klien nanti. Bedasarkan proses perancangan yang telah dilakukan Pengurus Projek hendaklah menterjemahkan apa yang telah dirancang menjadi realiti dan dapat diterima pakai oleh klien. Namun, pengunaan sumber yang tepat, betul dan secara ekonomikal akan menentukan kejayan sesuatu projek dari sudut pandangan pihak kontraktor. Pendek kata, lebih untung pihak kontraktor lebih sukses lah projek tersebut.
Pengurus Projek dan pasukannya haruslah fokus dalam menterjemahkan perancangan awal projek. Namun sekiranya terdapat kesukaran ataupun permasalahan untuk melakukan apa yang telah dirancang, proses semakan semula Program Kerja dan kaedah pembinaan boleh dilakukan. Ia haruslah dijangka lebih awal bagi mengelakkan kerugian bagi pihak kontraktor.
4. Project Monitoring and Control
Proses Kawalan dan Pemantauan haruslah seiring dengan “Project Execution”. Walaupun pasukan kawalan dan pemantauan biasanya daripada pihak ketiga atau “third party” yang biasanya oleh pihak perunding, namun pihak kontraktor juga boleh menubuhkan pasukan kawalan dan pemantauan mereka sendiri. Kerjasama dalam perlaksanaan kerja dan kerja-kerja pemantauan amat penting bagi melancarkan proses pembinaan dan bagi membolehkan kerja-kerja disiapkan pada masa yang ditetapkan.
Pemahaman aspek teknikal terutama dari segi spesifikasi bahan dan sebagainya juga pemahaman pembacaan lukisan kerja boleh membantu kontraktor melaksanakan kerja dengan sempurna.
5. Project Closure
Objektif utama sesuatu projek adalah bagi menyiapkan sesuatu projek mengikut spesifikasi, harga dan masa yang telah ditetapkan oleh klien. Namun aspek penerimaan yang lebih tepat adalah memenuhi kehendak dan objektif klien itu sendiri. Untuk melakukan “Hand Over” bukan sahaja memerlukan kerja itu siap sepenuhnya, namun “deliverables” yang diperlukan seperti dokumen warranti, Permit layak menduduki, sambungan utiliti dan sebagainya haruslah diserahkan kepada pihak klien.
Hubungan baik diantara pihak kontraktor, perunding dan klien hendaklah terjaga sepanjang kerja-kerja pembinaan. Kerjasama ini akan melancarkan proses pembinaan dan segala permasalahan dapat diselesaikan dengan mudah tanpa sebarang konflik.
Kesimpulan
Kelima-lima fasa ini haruslah difahami oleh pihak pengurusan projek. Namun, antara kemahiran yang paling penting didalam pengurusan projek adalah kepakaran mengurusan dan mengendalikan manusia. Kemahiran pengurusan konfik haruslah dititikberatkan kerana tanpa kerjasama yang baik didalam satu pasukan pembinaan, kesempurnaan kerja pembinaan tidak akan dapat dicapai.
